Für die Aufbewahrung historischer Geschäftsdaten existieren klare gesetzliche Vorgaben. Dabei gestaltet sich die praktische Umsetzung dieser Anforderungen oft komplexer als erwartet: Zunächst muss der Umfang aufzubewahrender Daten genau definiert werden. Diese müssen dann regel-konform, wirtschaftlich und zukunftssicher archiviert werden, wobei autorisierten Benutzern und Prüfern bedarfsgerechter Lese- und Auswertungszugriff ermöglicht werden muss. Zuletzt muss sichergestellt sein, dass nicht mehr benötigte Daten und Dokumente nach Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist konsistent gelöscht/vernichtet werden können.
Das schlichte Weiterbetreiben bestehender Alt-Systeme als Auskunftssystem oder virtuelle Instanz wird den Anforderungen nicht gerecht: Dies wird schnell zu teuer, im Betrieb zu umständlich und erfüllt die geltenden Prüfungsanforderungen nur mit sehr hohem Aufwand.
Mit DataFridgeTM bieten wir Ihnen ein software-basiertes Verfahren für die kostengünstige und rechtssichere Aufbewahrung Ihrer SAP- und Nicht-SAP-Systeme und Daten – ohne dass zusätzliche Hardware benötigt wird.
OutBoard DataFridge
OutBoard DataFridgeTM ist eine schlanke Lösung für die Stilllegung von Altsystemen. Es unterstützt die Archivierung von Massendaten und migriert Ihre aufzubewahrenden Daten in eine flexible und kostengünstige Speicherlösung – inklusive bedarfsgerechtem Datenzugriff, Retention-Management, Legal Hold (Vernichtungssperre) und finalem Löschen/Vernichten nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht.
Wir empfehlen zum Speichern der Daten die Verwendung kostengünstiger, Cloud-basierter Lösungen. DataFridge unterstützt noch weitere On-Premise- und Cloud-Plattformen, einschließlich revisionssicherer Ablage – zertifiziert von der SAP SE.
Ihre Altdaten sind über „normale“ SAP-Benutzeroberflächen zugänglich. Anwender können sie jederzeit und effektiv ihre Daten (und zugehörige Dokumente) über gewohnte Transaktionen durchsuchen, anzeigen, exportieren und analysieren, etwa im Fall einer Betriebsprüfung.
DataFridgeTM ermöglicht Ihnen zudem die Definition und Verwaltung individueller Aufbewahrungsregeln in Abhängigkeit vom Dokumententyp. Dadurch werden nicht mehr benötigte Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist automatisiert aus Ihrem System gelöscht. Dies sichert das Einhalten aktueller Datenschutzregelungen und begrenzt Ihre Datenhaltungskosten deutlich.
DataFridge wurde 2020 von KPMG hinsichtlich Anforderungen der GoBD zertifiziert (IDW PS 880). Sie können den (gekürzten) KPMG Report hier einsehen: Jetzt PDF lesen.
Warum Sie Ihre Altsysteme stilllegen sollten
Der Risiko-Faktor
Altsysteme sind teuer in der Wartung und bringen keinen Wert für Ihre Unternehmen. Da die Systeme nicht mehr unterstützt werden, erhöhen sie Ihre operativen Risiken. Es gibt keine neuen Patches, um Probleme zu beheben, es wird immer schwieriger, sich von Ausfallzeiten zu erholen und es gibt immer weniger Menschen, die wissen, wie man mit veralteten Technologien umgeht.
Fehlende Ressourcen
Altsysteme, die nicht mehr unterstützt werden, erfordern zusätzliche Arbeit und Aufmerksamkeit von Ihrem Team, was Ihre Ressourcen belastet. Ihre Spezialisten müssen viel Zeit darauf verwenden, die alten Systeme am Laufen zu halten, anstatt an wirklich wichtigen und zukunftsorientierten Projekten zu arbeiten. Das kommt vor allem dann zum Tragen, wenn Sie eine Umstellung auf SAP S/4HANA vorbereiten, bei der Sie alle personellen Kräfte benötigen, um erfolgreich zu sein.
Gesetzliche Vorgaben wie z.B. EU-DSGVO
In Altsystemen sind sensitive, personenbezogene Daten enthalten, die aufgrund von DSGVO-Anforderungen gelöscht oder unzugänglich gemacht werden müssen. Die Umsetzung dieser Vorschriften ist bei nicht mehr aktiv genutzten Systemen besonders schwierig. Daher ist der einfachste Weg, diese Systeme stillzulegen
Funktionen
- Analyse der aufzubewahrenden Daten
- Daten-Extraktion aus Ihren Altsystemen
- Revisionssichere Archivierung/Datenablage
- Aufbewahrung Ihrer Daten auf kostengünstigen Speichermedien (Data Lakes, Cloud, On-Premise, WORM) – zertifiziert von SAP
- Daten-Verschlagwortung und Klassifizierung beim Import
- Flexibler Datenbrowser zum Zugriff auf alle Datenobjekte
- Dashboards und Auswertungen zusätzlich über SAP BW oder Drittanbieter-Lösungen möglich
- Automatisierte Datenlöschung nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen
- „Legal Hold“-Szenarien zertifiziert von KPMG.
Ihre Vorteile
| Keine zusätzlichen Systeme Verwenden Sie Ihre bestehende SAP NetWeaver- oder S/4HANA -Plattform für die Altdaten. | Sparen Sie Resourcen Reduzierter Aufwand für Basis- und Anwender-Teams | Benutzerfreundlich Datenanzeige und -auswertung im gewohnten Frontend. Keine Schulung notwendig |
| Kostengünstiger Cloud-Speicher Archivieren Sie Ihre Daten und Dokumente in einer Cloud-Lösung und sparen Sie bis zu 90 % der Datenhaltungskosten | Minimiertes Risiko Riskieren Sie keinen Systemausfall durch veraltete Technik | Aufbewahrungsfristen beachten Seien Sie auf Prüfungen vorbereitet und nutzen Sie ein effektives Management der Daten-Aufbewahrungsfristen |
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